Excelencia Operativa sostenida: Cumpla los objetivos anuales, un día a la vez

Alcance sus objetivos operativos, un día a la vez 

En la búsqueda de la excelencia operativa sostenida, su organización cuenta con un Plan anual de operaciones que traza los objetivos del año. Lo ideal es que esos objetivos estén directamente relacionados con la visión estratégica a largo plazo de la organización. Ahora viene la parte difícil: hacer realidad todo lo que se quiere lograr a lo largo del año sin desviarse en el camino. Evidentemente, es fundamental progresar cada día. Porque si no se cumplen los objetivos del día, es difícil ponerse al corriente y cumplir con los objetivos de la semana, del mes, del trimestre y, en última instancia, del año.

Aunque es intuitivo que cada día cuenta, una investigación realizada por el Centro Nacional para el Mercado Medio y el Dr. Peter Ward, profesor de gestión operativa en la Fisher College of Business de la Universidad Estatal de Ohio, muestra que sólo aproximadamente la mitad de las medianas y grandes empresas disponen de los elementos de un sistema de gestión diaria. Menos de una cuarta parte está totalmente de acuerdo en que las actividades de gestión diaria forman parte de la rutina en sus organizaciones. En teoría, son muchas las empresas que están improvisando a la hora de hacer su trabajo y cumplir sus objetivos estratégicos.

3 elementos de una gestión diaria eficaz 

Según el informe del Centro, existen tres componentes que deben implementarse para una gestión diaria eficaz:

1. Controles visuales. Cuestiones como herramientas visuales ubicadas de forma central o basadas en la web, pizarras actualizadas o letreros digitales que muestren los objetivos y los indicadores clave de desempeño (KPI), junto con el progreso realizado hacia la consecución de dichos objetivos a lo largo del día.
2. Responsabilidad. Es necesario que los líderes dispongan de un método estándar para garantizar que el trabajo lo realizan las personas responsables de hacerlo.
3. Trabajo estándar del líder. También conocido como “gestión itinerante”, el trabajo estándar de los líderes suele consistir en breves reuniones diarias que se celebran en torno a tableros de desempeño, lo que brinda a los líderes una forma de mantenerse al tanto de las personas y los procesos que gestionan.

Sin estos elementos, la experiencia de TBM ha demostrado que, una y otra vez, las fallas no se detectan hasta que es demasiado tarde para cumplir con los objetivos del turno y del día. Y eso puede poner en riesgo los objetivos de la semana, el mes, el trimestre y el año.

Funcionamiento del sistema de gestión diaria

Poner en marcha los elementos de la gestión diaria y convertirlos en rutina requiere rigor y disciplina en los procesos, que es exactamente para lo que está diseñado un sistema de gestión formal. Por ejemplo, el Sistema de Gestión de TBM establece un proceso estructurado y rutinario de gestión del desempeño operativo para que se cumplan las actividades empresariales críticas cada día.

Así es como funciona:

1. El Sistema de Gestión de TBM permite que el progreso sea visible para todos. Los controles visuales son fundamentales para el Sistema de Gestión de TBM. Las configuraciones de las salas de juntas, los grandes tableros de avisos y los tableros visuales en línea muestran los objetivos de desempeño y los resultados por hora, turno y día, para indicadores como la seguridad, calidad, entrega, costo (SQDC), la productividad y otras medidas clave.
2. La responsabilidad empieza en el nivel más bajo. Gracias a los controles visuales, todos los miembros del equipo se enteran que el desempeño no va por buen camino. Y las personas de todos los niveles están capacitadas para hacer algo al respecto. El Sistema de Gestión de TBM ayuda a crear una cultura en la que el personal de primera línea puede adoptar medidas inmediatas para corregir un problema, sin tener que esperar a que lleguen órdenes de la Alta Dirección. De hecho, a menudo no es necesario que la Alta Dirección se involucre en la resolución del problema si el personal de producción puede resolverlo por sí mismo.
3. Las revisiones diarias mantienen informados a los líderes. El Sistema de Gestión de TBM incluye el trabajo estándar del líder. Las revisiones diarias de la administración dan a los equipos la oportunidad de informar a sus líderes de lo que está ocurriendo, qué problemas se han presentado y resuelto, y en qué punto se encuentra el equipo en cuanto al cumplimiento de sus objetivos diarios. La estandarización de los elementos de supervisión de la gestión del desempeño operativo mantiene a todos comprometidos y en sintonía con respecto a los objetivos y los KPI, de modo que las mejoras comienzan a ser algo natural para todos los miembros en el equipo.

Con la gestión diaria, las empresas no sólo cumplen objetivos, sino que los sobrepasan

Cuando un fabricante de productos farmacéuticos a nivel mundial implementó tableros de control visual y revisiones diarias del desempeño, experimentó resultados impresionantes. La empresa tenía que hacer frente a costos de producción que eran hasta tres veces superiores a los de evaluaciones comparativas del sector. Tras implementar los elementos del sistema de gestión diaria, la empresa mejoró su productividad en un sorprendente 66 % en un periodo de tres años. En última instancia, el fabricante pudo ampliar su cartera de productos sin necesidad de aumentar su espacio ni plantilla de personal. Puede leer aquí la historia del sistema de gestión diaria.

La gestión diaria es sólo un componente de un sistema integral de gestión formal  

Una gestión diaria eficaz es fundamental para cumplir los objetivos. Combínela con procesos y técnicas comprobados para la implementación de estrategias, la resolución de problemas y el desarrollo del personal, y un desempeño extraordinario se vuelve alcanzable más rápido de lo que imagina.