Los planes operativos anuales (POA o AOP en inglés) han sido durante mucho tiempo herramientas de misión crítica para ayudar a las organizaciones a establecer objetivos, asignar recursos y guiar la planificación general de operaciones para el próximo año. Como punto de partida, un buen plan debe ser flexible y, en la medida de lo posible, considerar las condiciones económicas proyectadas que se avecinan.
Los planes operativos anuales (POA o AOP en inglés) han sido durante mucho tiempo herramientas de misión crítica para ayudar a las organizaciones a establecer objetivos, asignar recursos y guiar la planificación general de operaciones para el próximo año. Como punto de partida, un buen plan debe ser flexible y, en la medida de lo posible, considerar las condiciones económicas proyectadas que se avecinan.
Por supuesto, el entorno en el que seguimos operando ha hecho que esta sea una tarea cada vez más compleja. Finalizado ya el cuarto trimestre de 2023, recordando el récord alcanzado, seguimos batallando con problemas en la cadena de suministro global, altas tasas de interés y escasez e interrupciones de trabajadores, incluida la más reciente, la huelga de los trabajadores automotrices de las tres grandes en Estados Unidos. Todo esto conspira para que cualquier tipo de planificación proactiva parezca una conjetura.
Si bien esta incertidumbre podría ser la nueva normalidad, hay un lado positivo: las empresas se han vuelto más inteligentes a medida que se han materializado muchos escenarios de tipo “¿Y si?”. Los equipos de liderazgo han adquirido una experiencia irreemplazable al sortear una serie de desafíos, y las lecciones aprendidas deben integrarse en la planificación.
A lo largo de más de 30 años de ciclos de planificación, hemos ayudado a los clientes a mitigar con éxito los riesgos que conlleva la inestabilidad económica ayudándoles a identificar estrategias a corto y largo plazo que pueden impulsar mejoras en los resultados. Aquí está nuestra lista de los 10 mejores.
Estrategias a corto plazo
- Reforzar las disciplinas operativas financieras. El desempeño operativo es un importante impulsor del desempeño general y reforzar estas disciplinas, especialmente durante períodos difíciles, es clave. Las empresas que estén comprometidas y tengan fuertes controles diarios, semanales y mensuales estarán en mejores condiciones de cumplir con la producción, los costos y la rentabilidad proyectados. Un sistema de gestión personalizado agrega valor aquí al incorporar estos controles, realizar verificaciones críticas e identificar áreas problemáticas.
- Centrar a las personas en los “pocos críticos”. Esto suena lógico a primera vista, pero la gestión de personas y prioridades no es fácil. En muchos casos, las empresas se esfuerzan más de lo que pueden, no consiguen los recursos adecuados y luego fracasan. Siempre les decimos a nuestros clientes que se concentren en los pocos críticos y no en los muchos triviales. En este clima, esto significa mantenerse enfocado en lo que se debe hacer excepcionalmente bien, trazar un buen plan y ejecutarlo.
- Personal estratégico para equilibrar la vida laboral y satisfacer las demandas laborales cambiantes. En términos de dotación de personal y asignación de trabajo, las empresas no pueden darse el lujo de operar en modo “así es como siempre lo hemos hecho”. Repensar cómo se asigna el “capital humano” a determinados proyectos aporta un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de los trabajadores y puede generar importantes ganancias de eficiencia para las empresas. Por ejemplo, considere cambiar los horarios para adherirse a una masa más amplia. En lugar de limitarse a turnos de 12 horas que excluyen a los padres jóvenes que no pueden encontrar opciones de guardería a las 5 a. m., agregue turnos adicionales que los nuevos y quizás mejores talentos puedan considerar. En lugar de trasladar recursos a diferentes roles todos los días, para los cuales muchos no se inscribieron y no están capacitados adecuadamente para desempeñarlos, desarrolle estrategias estratégicas de capacitación cruzada que sean predictivas para el empleado y generen menos angustia preguntándose en qué se enfrentarán cada día. día.
Estrategias a largo plazo
- Practicar ingeniería de valor agregado. Algunos ven la ingeniería de valor agregado como una pura medida de reducción de costos, pero nosotros la vemos más como un ejercicio de optimización. En este entorno de difícil crecimiento, asegurarse de obtener todo lo posible de los recursos y la infraestructura existentes es otra palanca importante que se puede utilizar. En lugar de realizar esa gran compra, haga algunas preguntas clave. ¿Podemos modificar algo que ya existe para satisfacer esta necesidad? ¿Podemos diseñar algo internamente? ¿Existe algún sustituto de menor costo que pueda cumplir el mismo propósito? El trabajo preliminar que implica implementar principios lean en los procesos de desarrollo de productos puede valer la pena.
- Lleve a cabo un análisis integral de costos de materiales, incluyendo las negociaciones con proveedores y precios. La mayoría de las empresas operan en un silo y solicitan a Adquisiciones que actúe individualmente y logre costos mediante negociaciones de precios. Sin embargo, esto es sólo una palanca a la que recurrir para realizar un análisis exhaustivo de costes de las mercancías entrantes. Es importante que las empresas se aseguren de que la segmentación de clientes se alinee con sus productos y procesos, y que examinen de cerca su superposición y el costo total de las materias primas esenciales, que generalmente representan el mayor segmento de costos. Evaluar el equilibrio total del costo de servicio y descubrir costos ocultos relacionados con la calidad, el rendimiento o la confiabilidad puede ayudar a las empresas a alcanzar un nivel completamente nuevo de mejora operativa.
- Automatización: no es un primer recurso, utilícela de forma selectiva y reflexiva. La automatización puede ser eficaz, pero siempre debe ser un proceso proactivo y altamente selectivo a la hora de decidir su uso y no una medida reaccionaria para resolver problemas. Si la decisión de automatizar sale mal, las consecuencias pueden ser perjudiciales. Un ejemplo: trabajamos con una empresa que había consolidado 6 plantas en una planta central totalmente automatizada ubicada en una región remota. Comenzaron bien, pero rápidamente se quedaron atrás cuando se volvió más difícil a) encontrar el talento adecuado para supervisar la automatización y b) atraer talento de calidad en un lugar tan aislado. Con el tiempo cerraron, y ahora son una advertencia que refuerza la importancia de considerar todos los efectos potenciales que puede traer la automatización.
- Evaluar/desarrollar planes estratégicos de sucesión. Las transformaciones empresariales exitosas que fracasan con el tiempo suelen deberse a una planificación de sucesión a largo plazo inadecuada. Llegan nuevos equipos de liderazgo y tienden a centrarse en áreas que deben reforzarse para impulsar el crecimiento. La planificación de la sucesión a menudo se pasa por alto, a pesar de que es a la vez predictiva y esperada. Una buena forma de empezar es elaborar un plan renovable de 12 meses que cree un proceso de transferencia de conocimientos entre los empleados nuevos y salientes. Ya sea en el taller o en la alta dirección, asegúrese de considerar a los empleados que realmente pueden capacitarse frente a aquellos que “simplemente saben”. La antigüedad es un factor importante, pero no siempre el más crítico, cuando se trata de capacitar eficazmente al nuevo personal.
- Buenos procesos de ventas = buenos resultados de ventas. Siempre es bueno seguir extrayendo su inventario actual de prospectos de ventas. Tómese el tiempo para repasar sus temas, por ejemplo, y ver dónde una mejora operativa aquí o allá (para impulsar una mejor calidad, entrega y/o tiempo de entrega) podría impulsar una conversión de ventas.
Estrategias a corto y largo plazo
- Dimensionar correctamente la estructura de costos de ventas, generales y administrativos (SG&A) a través del kaizen de “puesto vacío”. Muchas organizaciones funcionan con ventas, generales y administración (SG&A) mucho más altas (como porcentaje de las ventas) en relación con sus pares de la industria. En el entorno actual, las funciones de G&A ofrecen la mayor oportunidad para mejoras rápidas en los procesos que pueden reducir las necesidades de recursos humanos necesarios para respaldar la organización, y todo esto se puede lograr sin dejar de mejorar la experiencia del cliente. Al mismo tiempo, estos planes pueden ser un tema muy delicado, ya que inevitablemente requerirán cambios en las responsabilidades, y algunos pueden considerar cualquier cambio como una amenaza a su posición.
- Hay ocasiones en las que es necesario hacer esto de forma más estratégica, como cuando un empleado deja o se retira de la empresa. Esto presenta la oportunidad perfecta para llevar a cabo un proceso kaizen de “puesto vacío” que mapee toda la gama de responsabilidades y procesos existentes del departamento y luego cree un proceso que asuma que el recurso saliente no será reemplazado. Si bien esto puede parecer una escena de la película “Office Space” En español; “Trabajo basura” (1999), el enfoque está estructurado y requiere una aceptación total para que se obtengan los beneficios.
- Utilice nuevas tecnologías (es decir, IA predictiva) para agilizar y optimizar los costos de mantenimiento. La IA predictiva es la palabra de moda en todas partes, y ciertamente vemos que los clientes la utilizan de maneras que tienen sentido para ellos, como ayudar a señalar o “predecir” cuándo es necesario realizar mantenimiento a piezas específicas de los equipos. Aquellas empresas que lo utilizan eficazmente están y probablemente seguirán viendo ganancias considerables. Dicho esto, las soluciones impulsadas por la IA pueden no ser las adecuadas para todas las empresas, especialmente aquellas con cantidades marginales de automatización y nuevas tecnologías.
Esperamos que estas estrategias proporcionen buenos elementos de reflexión. Un AOP multidimensional y estructurado diseñado para ser flexible y ágil no solo puede reducir costos sino que también ofrece grandes aumentos en la velocidad operativa, la agilidad y las habilidades de resolución de problemas, lo que le permite responder y aprovechar las oportunidades más rápido que sus competidores, y ayudar a allanar el camino para una mejora sostenida y continua y un crecimiento rentable.
Nuestros expertos están disponibles en todo momento para resolver sus dudas.
