By David Hicks, Jason Richardson, John Alford, Ralph Canale
Há uma quantidade razoável de verdades no velho ditado: “O que é medido é feito”. É por isso que, quando se trata de desempenho diário, seu pessoal precisa de métricas que facilitem a definição de prioridades que mais contribuirão para o sucesso global da empresa. Durante e no final de cada turno, os KPIs precisam dizer às pessoas se estão adiantadas ou atrasadas e, em termos mais simples, se estão ganhando ou perdendo.
Segue-se então que nossa avaliação inicial do programa de manutenção de uma fábrica começa com uma revisão de seus KPIs atuais. Analisamos a complexidade das métricas da fábrica, a frequência com que são atualizadas e como elas são usadas e comunicadas aos membros da equipe.
As principais métricas de manutenção
Os KPIs de manutenção são diferentes das medidas de produção e de produtividade da fábrica. Métricas comumente usadas incluem:
Os KPIs devem mostrar quanto do trabalho de manutenção da fábrica é reativo e proativo – o que é mais econômico a longo prazo – rastreando o percentual de horas de equipe de manutenção gastas em trabalho não planejado versus planejado. As métricas de desempenho específicas variam de acordo com o nível de maturidade de manutenção da organização (consulte os KPIs para diferentes níveis de maturidade de manutenção). As métricas em uso fornecem pistas sobre o desempenho do departamento e como ele está sendo gerenciado.
Como mencionamos, muitos departamentos de manutenção fazem muito pouco trabalho planejado. Eles geralmente tentam chegar até o final de cada turno. Para melhorar o desempenho, talvez seja necessário começar em um nível mais alto, como custos gerais de manutenção ou backlog de ordens de serviço. À medida que o desempenho do departamento melhora, esse backlog pode ser mais detalhado; a porcentagem de ordens de serviço com 30/60/90 dias de idade, por exemplo, que mostra como o backlog está sendo gerenciado.
Uma meta de melhoria que usamos em várias fábricas é a proporção de 1:1 de trabalho não planejado para planejado dentro de um determinado número de meses. Nos estágios posteriores do avanço, essa relação torna-se menos importante e a gerência vai querer começar a rastrear a qualidade e a eficácia da manutenção preventiva (PM). Essas métricas incluem a porcentagem de trabalho de PM que é feito de acordo com a programação e a conclusão das auditorias de PM, bem como falhas inesperadas da máquina.
O desempenho pode parecer pior antes de melhorar
Há alguns pontos adicionais que gostaríamos de fazer sobre o tópico dos KPIs de manutenção. Primeiro, quando uma instalação começa a fazer a transição do trabalho não planejado para o mais planejado e preventivo, os KPIs podem parecer piores por um tempo. A lista de pendências de tarefas, por exemplo, muitas vezes aumentará à medida que a equipe rastreia solicitações mais formalmente por meio do CMMS (sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado), em vez de simplesmente responder a e-mails e telefonemas quando eles entram.
Em segundo lugar, métricas como a eficácia geral do equipamento, tempo de atividade do equipamento e disponibilidade da máquina, que são frequentemente associadas ao desempenho de manutenção, muitas vezes acabam sendo usadas “contra” a equipe de manutenção. Esses números são fortemente influenciados pelas decisões de produção, o que não os torna verdadeiros KPIs de manutenção.
Por fim, as medidas que são significativas em um estágio inicial de maturidade serão menos úteis à medida que uma instalação avança. Como dissemos no começo, os KPIs precisam dizer à equipe de manutenção como eles estão todos os dias. As pessoas precisam saber se estão ganhando ou ficando para trás.
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