El Poder del Proceso 2P

Los desafíos de Adquisición y aumento de los costos laborales en el mundo están presionando a muchas empresas con las que TBM trabaja para volver a evaluar las decisiones de outsourcing. En esta entrada del blog voy a compartir un ejemplo específico de cómo uno de nuestros clientes aprovechó los espacios liberados por sus esfuerzos LeanSigma para traer de vuelta el trabajo que habían entregado en outsourcing a un proveedor. Usando el proceso 2P para modelar el nuevo flujo de materiales, que fueron capaces de reducir los costos y -al hacer mucho más sensibles a sus clientes-fueron capaces de crecer sustancialmente el negocio.

Habían estado utilizando un proveedor de un componente de acero soldado bastante importante, en una variedad de configuraciones. Algunas de las causas subyacentes que contribuyen a los problemas de inventario y de calidad incluyen:

• El proveedor se encuentra 540 millas de distancia.
• Para reducir al mínimo los costos de flete, hicieron todos los envíos en tales cantidades que utilizaron camión completo.
• El proveedor también vende piezas directamente en el mercado, lo que a veces hace que sea también un competidor.
• El tiempo de espera del proveedor desde el pedido hasta la recepción fue de seis semanas, mientras que la empresa citó a un tiempo de espera de 15 días para sus clientes.
• La tasa de defectos promedio del proveedor era un dos por ciento.

Para gestionar la oferta y la demanda de la compañía tuvo que mantener gran cantidad de inventario en mano (nunca fue el estilo que realmente necesitaban, por supuesto) que consume mucho espacio en suelo y atado en efectivo. Como el volumen de negocio aumentó, su inventario en mano subió sustancialmente, y el comenzó a formarse óxido en algunas de las partes, ya que estaban en almacenamiento durante largos períodos de tiempo. Para combatir los problemas de oxidación,  la empresa solicitó al proveedor aumentar la cantidad de cobertura de aceite en el metal, que luego descubrieron estaba contribuyendo a los problemas de calidad cuando pintaron las piezas para que coincidiera con las especificaciones finales de sus clientes. Eso hace que sea necesario limpiar las partes más a fondo con agua y productos químicos antes de pintar. Todo lo cual incrementa el tiempo de ciclo, las tasas de chatarra y los costos de agua y químicos.

El primer evento kaizen de la compañía en su área de fabricación, libera el espacio suficiente para comenzar a traer de vuelta a la producción de algunos de estos componentes clave. Puedo recordar vívidamente la emoción de los miembros del equipo durante el evento kaizen 2P que nos llevó a diseñar la nueva célula de trabajo. La idea detrás de un evento de proceso 2P es no incorporar los residuos en el nuevo proceso y asegurar que se crea un “sistema de tracción verdadera”. El equipo de liderazgo comenzó a las cosas hablando acerca de la importancia del evento para el negocio y el potencial impacto financiero. Después de una formación básica sobre los proceso 2P, el equipo kaizen mostró varios diseños para su evaluación. Crearon tres dimensiones, en su mayoría de cartón maquetas de cada pieza de equipo para ayudar a todos a visualizar el flujo de trabajo. Los ajustes se podrían hacer de forma rápida y sencilla por la re-organización de las maquetas. El equipo simula cómo se harían las partes componentes en cada maqueta. También simularon el flujo global de la materia prima y el trabajo en proceso a través de la célula para asegurar espacios de trabajo y de seguridad, y reducir al mínimo las distancias de viaje.

Al final, el equipo kaizen desarrolló una lista de herramientas para cada estación de trabajo. Se esbozaron los pasos para la obra de referencia y tiempos de ciclo estimado. Basándose en las maquetas, al final de la semana la empresa especificada y los pedidos de los equipos que iban a necesitar para cumplir con el tiempo takt (demanda de los clientes anticipados), con algún margen para el crecimiento colocado. Además, se redactó un plan de capacitación para asegurar la célula que estaría integrada por personal calificado. Siempre es bastante impresionante en medio de un proyecto 2P ver la simulación desde el principio hasta el final y ver cómo se optimiza el espacio en el piso. La célula está configurada para una sola pieza de flujo que reduce la posibilidad de defectos que se deben pasar. La dotación de personal es del tamaño adecuado sobre la base de la demanda de los clientes.

Para poner el ahorro final en perspectiva, la compañía había estado pagando a su proveedor $17.05 por parte por aproximadamente 30.000 piezas al año. Su objetivo era traer el beneficio “a casa” de  $15.34 cada uno. Después de la celda estaba completamente instalada y en funcionamiento, fueron capaces de reducir los costos de $11.04, un ahorro de $6 por pieza. Esa mejora por sí sola habría ahorrado a la compañía más de $180.000 por año, pero la demanda aumentó de 30.000 a más de 100.000 piezas al año, más del triple de los ahorros del proyecto, y que ni siquiera sea un factor en la reducción de desechos y el ahorro de gestión de inventario. Ahorro de espacio adicional en el piso, y los esfuerzos lean posteriores han permitido a la empresa crear dos células adicionales, y una fuente de toda la producción de este componente.

El proceso 2P les dio las herramientas que necesitaban para comenzar a ejecutar la producción cuando la trajeron de nuevo en la casa, la mejora radical de los niveles de calidad, de entrega e inventario, y aumentar la rentabilidad.