By Daniel Anell
Un proyecto es un conjunto de acciones planeadas que apuntan a un objetivo particular. Típicamente, los proyectos en una organización se dirigen a:
Es importante aclarar la diferencia entre un proceso y un proyecto, a saber: Ambos persiguen un objetivo, ambos tienen actividades, mayormente secuenciadas; ambos ocupan recursos (gente, materiales, equipo, etc). Sin embargo, los proyectos, ya sea grandes o pequeños, son temporales, es decir, tienen fecha de inicio y fecha de fin. Los procesos, entendidos como la forma en que una organización agrega valor a sus partes interesadas (con un objetivo, con un conjunto de actividades secuenciadas, con recursos), son ejecutados, normalmente, de forma repetitiva para lograr un objetivo.
Es la primera fase de un proyecto y la pregunta a contestar es si el proyecto sigue adelante o no. Este paso es muy importante porque se espera que el beneficio del proyecto sea mayor que la inversión. Es clave evaluar tiempos, recursos y costos. Esta etapa puede ser muy rigurosa para los grandes proyectos, las grandes inversiones de la organización. En proyectos de menor tamaño suele no serlo tanto. Las estimaciones gruesas de costos y beneficios suelen ser bienvenidas.
Definir los objetivos y metas, así como la estrategia, el método, el camino, los pasos, las actividades con las que, “en papel”, se conseguirá el objetivo. Esto deber a hacerse con todo detalle. Aquí mismo se definen las responsabilidades, qué le toca hacer a cada quien, por lo que la colaboración es un elemento fundamental para hacer que el proyecto llegue a tener buenos resultados. Aunque algunas veces se obvia, es muy importante crear un ambiente propicio para la colaboración.
Educación y capacitación. Asegurarse de que las personas que formarán parte del desarrollo del proyecto cuentan con las competencias en el tema. Algunas veces se trae a gente con las competencias ya desarrolladas; y en otros casos, el desarrollo de las competencias es parte de las propias actividades del proyecto.
Ejecución al 100%. Esto se refiere a que las actividades que se han planeado para conseguir el objetivo se ejecuten al 100%. Es muy importante enfatizar el 100% porque, en teoría, esa es la manera de conseguir el resultado. Si al ejecutar lo planeado al 100% el resultado no se consigue entonces nace el reto de “repensar” la estrategia definida.
Las tareas de verificación apuntan a dos temas:
Esta parte de la gestión de proyecto se dirigirá a evaluar qué se puede mejorar: ¿La estrategia definida? ¿Las competencias del personal? ¿La ejecución de las tareas? ¿Qué podemos mejorar para alcanzar el resultado?
En caso de que el objetivo del proyecto se haya conseguido y los tiempos se hayan cumplido, se procede a cerrar el proyecto.
Hay diversas metodologías que se emplean para el desarrollo de los proyectos.
Sin embargo, pareciera que todas están basadas en este ciclo de gestión.
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