Una Estrategia: Tenemos que dejar de reunirnos así

Mientras trabajaba con un cliente esta semana para finalizar el lanzamiento de un nuevo producto, lo complicado de encontrar un intervalo de tiempo para nuestro grupo de trabajo me recordó lo mucho que se llenan nuestros horarios, incluso antes de que comience la semana, y pensé en una Estrategia. Las reuniones son el número uno en mi lista de ladrones de tiempo. Nosotros las programamos por mes, semana, día y sentimos una fuerte presión para asistir. Después de todo, si no estamos allí, ¿cómo diablos vamos a saber lo que está pasando, o, peor aún, demostramos que estamos a bordo, comprometidos e interesados? Incluso si usted ha asistido al módulo “reuniones más eficaces” en su formación para la gestión de tiempo y tener una mejor estrategia, le recomiendo que eche un vistazo más agudo a la raíz de estas pérdidas de tiempo y tome medidas y haga una estrategia o varias, para combatir las reuniones innecesarias de su calendario.

Estrategia ¿Cuándo debe una reunión, no ser una reunión? En primer lugar, las reuniones no son sesiones de trabajo. Si una reunión comienza a transformarse en algo que requiere de decisiones, cambie la estrategia: Es mejor que los propietarios de los procesos hagan juntos un taller de trabajo. Siguiente punto; una junta no es ni una auditoría ni una clase de entrenamiento. Una y otra vez lo que comienza como una pregunta de aclaración termina siendo un viaje a través de la metodología de alguien. ¡Cheque eso! Y cambie la estrategia, tal vez una capacitación es lo necesario. Y, por último, con mucho, el mayor culpable de llamar a una reunión es dar una “actualización” o “revisión”. Esto es vital para dar el relevo a la información de un lugar a otro, pero, una vez más, no es una reunión. La estrategia a seguir para esto y muchas otras formas de cumplimiento de los residuos es “gestión visual”.

La gestión visual es un gran tema, pero permítanme explicar la premisa básica de esta manera: Imagine que usted tenga que asistir a una reunión para saber a qué hora se fue el tren, o cuando su equipo favorito tuvo un partido y cuál fue la puntuación. Del mismo modo en los negocios, los datos y la información que su gente requiere deben ser accesibles cómo y cuando lo necesiten, pero no en una reunión. La información actualizada en el punto de uso, estrategia, es la comunicación efectiva y eficiente. Un calendario completo de las reuniones, por el contrario, es un síntoma seguro de una mala estrategia, una organización que no está segura de sus funciones y responsabilidades, o uno que ha roto los procesos de negocio. Diseñe su toma de decisiones para que la información fluya hacia donde se necesita, comunicarse en tiempo real, y enseñar a su gente a obtener la información que necesitan cuando lo necesitan, como estrategia, al igual que un horario de trenes. Por supuesto, usted no tiene que negar por completo sus instintos de liderazgo, somos seres sociales después de todo, pero las reuniones son para discutir un cambio en el contrato o el reconocimiento de algo especial. Guarde el resto del tiempo de grupo en su vida para pasar el rato y mirar el humo sobre su taza de café, mientras piensa en nuevas mejoras.